《搞定》讀後心得：時間管理必讀經典書、我的實踐與調整 圖文好讀 https://readingoutpost.com/getting-things-done/ 如果你問我：「把所有時間管理書籍丟掉，只能留一本，你會留哪一本？」 我的答案是 David Allen 寫的《搞定！》。 這本是我的時間管理啟蒙之書，也是我認為對所有想學時間管理的人，最經典必讀的一本 書。 這本書在說什麼？ 《搞定！》（Getting Things Done）的作者是企業管理顧問大衛．艾倫（David Allen） ，他專門輔導高階經理人提高工作效率。我第一次讀到這本書時，深深感受到自己的時間 管理觀念被完全顛覆。以往我總以為時間管理就是把行程安排得滿滿的、設法壓榨出每分 每秒的效率， 但這本書帶給我的最大啟發是：真正的重點不在「管理時間」，而在於管理我們對事物的 「注意力」與「承諾」。這本書的核心理論是打造一個讓大腦「心如止水」的生產力系統 。當水面平靜的時候，你才能看到清澈的底部，不會被繁雜的事情所干擾。 大腦的功能在於思考和創造，而不是用來記憶所有事情。當我們試圖在腦中記住一連串待 辦事項時，有限的心智能力很快就被佔據，以致無法專注當下真正該做的事情。我自己過 去常常因為害怕遺漏某件事而不停反覆提醒自己，但結果反而是增加焦慮，難以靜下心來 完成手上的任務。 所以作者建議我們：「應該將待辦事項從大腦移出來，存放到可信任的外部系統中。」這 本書，就是跟你介紹如何打造和使用這套系統。 如同英文書名「Getting Things Done」的意思是「把事情搞定」，簡稱 GTD。接下來的 介紹我就會用 GTD 來代表這套時間管理系統。我猜很多朋友可能已經聽過或用過 GTD。 所以，在接下來分享的前半段，我會先簡單介紹 GTD 的概念和步驟，讓還不熟悉的朋友 清楚認識。在後半段，我會分享我的親身經驗，以及在 2025 年數位工具這麼發達的現在 ，我們可以針對 GTD 做出哪些調整和改善。 什麼是 GTD 系統？ GTD 系統將我們處理事務的流程，明確劃分為五個步驟，每一步都有特定目的： 一、捕捉（Capture） 首先要全面收集所有分散在腦海中的想法、任務和尚未完成的事項。 無論是工作專案、生活瑣事，或是一閃而過的靈感，都將它們捕捉下來，放入一個「收件 匣」（Inbox）中。這個收件匣可以是筆記本、記事 App，或任何方便蒐集事項的工具。 重點是「不要再依賴記憶力」，而是把至些事情紀錄到「大腦外面的系統」，你才能開始 掌握全局。 二、理清（Clarify） 定期從收件匣取出每一個事項進行釐清和處理。 重點在於判斷每件事的性質並確定下一步行動。問自己：「這件事能不能執行？如果能， 下一步要做什麼？」 如果一項事項不到兩分鐘就能完成，遵循「兩分鐘法則」立刻做掉它；如果需要他人協助 ，就委派出去；如果目前不必或無法馬上處理，就先擱置在日後的待辦清單中。 你在釐清每一個事項的時候，「千萬不要」將事項又丟回收件匣。原則是，你第一次處理 這個事項時，就要馬上決定下一步，避免拖延讓大腦一直掛念著它。 三、整理（Organize） 在決定好每件事的後續處理方式後，依照性質歸納到適當的清單或場所。 例如，把需要很多步驟才能完成的事情放入「專案清單」，將具體的行動事項記錄在「下 一步行動清單」，無法馬上執行的事項放入「將來清單」，等待他人回覆的事項放進「等 待清單」。 同時，如果某件事有特定的截止日期或必須當天處理，就放入行事曆。透過這樣的分類整 理，我們能清楚知道所有代辦事項的位置，不同類型的任務各自在哪裡進行。 四、回顧（Reflect） 定期檢視和更新整個系統，確保它的有效性和完整性。 我自己通常每週會撥出固定時間進行「每週回顧」，清空收件匣、更新各個清單的內容， 並確認所有事項都有被適當安排。 回顧的同時也是反思的機會：檢視目前的任務是否符合自己的目標與優先順序，有沒有新 的事項需要加入，或者某些計畫是否需要調整。 透過持續的回顧，GTD 系統才能長久運作，讓我們對自己的承諾充滿信心。 五、執行（Engage） 根據當下的情況付諸行動。 由於前面步驟已經把該想的都想過、該安排的都安排好了，在執行階段我們可以更心無旁 騖地專注做事情。作者提到可以用幾個判斷依據來決定此刻該做哪件事，包括當前的情境 、可用時間長短、自己的精力狀態，以及事情的輕重緩急。 簡單來說，當我們有了完整的清單後，就能根據現實狀況從中挑選最合適的任務來執行， 把這些任務逐漸完成，幫助我們把該做的事一件件確實「搞定」。 瓦基的親身經驗與啟發 在理解 GTD 的理論之後，我嘗試將它運用到自己的生活與工作中，過程中收穫良多。 還記得我好幾年前在台積電上班，同時經營說書的部落格與 Podcast。除了要面對上班時 忙碌的本業，還要兼顧下班的自媒體創作興趣，我經常感到分身乏術：一方面工作專案進 度要追蹤，另一方面還有讀書心得要撰寫，很多事情一直在腦中打轉。 在徹底落實 GTD 之前，我經常在下班的路上，腦海中還反覆思索：「在工作上，今天有 沒有漏掉什麼重要的事？」這種揹著一堆待辦事項上床睡覺的感覺，讓人無法真正放鬆休 息。 自從開始實踐 GTD 方法後，我感覺到最大的改變，就是我變得「很安心」。當我把所有 事情都記錄進收件匣並整理成清單之後，我就可以把注意力從「記住事情」轉移到「做好 事情」上。 舉例來說，白天碰到工作上被交辦的任務，我會立即寫進筆記本，固定在午休之後和下班 之前，去理清和安排到對應的工作清單中。如此一來，下班時間我反而更能專注寫作或錄 製節目，因為我心裡知道那些工作事項已經被妥善安排，不會無故跳出來干擾我的思緒。 當然，剛開始建立這套系統時也遇到一些挑戰。例如，一開始我常忘記定期清空筆記本的 事項，結果任務越堆越多，最後很難收拾。 我逐漸養成每天處理收件匣、每週回顧的習慣，慢慢體會到 GTD 的精髓在於「完全信任 這套系統」。只要你信任這套系統很可靠，就再也不必害怕自己的大腦遺漏重要的事情。 這種掌控感讓我在面對繁忙生活時，依然能保持鎮定，更有條理地一步步完成目標。我也 更深刻體會到作者所提倡的觀念：「你的大腦應該被用來發想點子，而不是儲存點子。」 對我而言，GTD 帶來的不只是效率的提升，更是一種觀念上的轉變。我領悟到生產力並不 是盲目地做更多事情，而是「確保自己在做對的事情」。透過不斷整理思緒和實現對自己 的承諾，我更清楚什麼事情對我是最重要的。 這種持續自我省思的過程，讓我在幾年前勇敢地調整職涯方向，全心投入我真正熱愛的事 物。可以說，GTD 幫助我打好了時間管理的基礎，讓我有信心追尋理想生活，同時也激發 我將這份收穫分享給更多人。 GTD 如何適應數位環境的改變 這本書已經出版 20 多年了，但是隨著科技進步，GTD 的原則雖然歷久彌新，但執行方式 可以隨著新的數位工具來升級。 再加上這 20 年來的工作環境已經發生巨大變化：雲端協作平台、智慧型手機 App、人工 智慧助手層出不窮。我也不斷調整自己的系統，善用這些新工具來提升效率。以下是我 在 2025 年運用的幾項關鍵數位工具，以及它們如何與 GTD 結合： 一、設置收件匣，隨手記錄 準備一個屬於你的「收件匣」來集中管理所有待辦事務。可以是一個紙本筆記本、一個手 機記事 App，或筆記軟體裡的一個頁面。重點是無論何時，只要想到「有件事要做」，就 立刻記在收件匣中，而不是放在腦中忘東忘西。 以前我在台積電工作時，公司內部不能使用私人手機，所以我選擇用紙本筆記本作為收件 匣。現在，我已經離開台積電，我就選擇用 Heptabase 筆記軟體裡面的「日記」功能來 當收件匣。 每一天都是一個獨立的日記頁面，我在電腦桌前，可以把事情快速丟進去。在外面出差通 勤的時候，也可以用 Heptabase 的手機 App 快速紀錄。所以我會很安心，無論是什麼情 境，我都有一個地方可以統一收納「所有」的零碎事項。 二、每天定期處理收件匣 這個步驟最常被忽略，那就是要養成「定期清空」收件匣的習慣。 我自己每天早上工作的第一件事情，就是「清空收件匣」和「規劃當天的優先任務」。我 會打開 Heptabase 的日記和 Email 軟體互相對照，把所有的行政事務和雜事，歸類到當 天的「下午時段」去執行，「早上時段」保留給我最重要的工作：閱讀、寫作、構思商業 策略。 早上的時間，我絕對不會把「兩分鐘能立即完成的事」處理掉，因為這是一個巨大的陷阱 。當你以為很多小事情只要花兩分鐘，聽起來很短，但是如果有十幾件小事情累積起來， 你就要花一兩個小時去處理。所以，我堅持把「小事情」全部丟到下午才做，早上一定要 留給重要的事情。 另外兩個「定期清空」的時間，就是午休之後，還有下班之前。在白天的工作時間，可能 會持續收到很多新進的需求和任務，透過另外這兩個時間進行清空，就能保持穩定的節奏 去面對挑戰。 如同作者所說：「只要在對的時間檢視充裕的正確事項，通常每天只需要花短短幾秒鐘， 就能順利完成檢視步驟。」我們要記得在正確的時間，做有效的檢視和處理。 三、建立並維護清單系統 我們依據 GTD 原則，為不同類型的事項建立對應的清單。 我在經營公司使用的專案管理系統，是建立在 Notion 這套軟體上面。除了經營公司所需 要的一切資訊和管理頁面之外，裡面也有我的「專案清單」，方便我自己和團隊成員都能 一起看到。 以內容創作為例，我建立了一個專案看板來管理每篇文章從構思到發布的流程。此外，它 方便整個團隊線上協作，即時共享最新資訊，免去以往反覆傳送文件的麻煩。 另外，只要是「跟工作不相關」的清單，例如「等待清單」和「將來清單」，我都是放 在 Heptabase 裡面整理，因為這兩種清單比較隨興，用筆記軟體整理起來也比較沒壓力 。我甚至還有買書清單和追劇清單，把我碰到有未來想看的東西都先丟進去，不要記在腦 子裡。 書中有一句話很有意思：「熟悉清單到可以忘掉清單，這樣更能搞定事情。」建立清單的 目的，就是把資訊從大腦中移動出來，節省大腦的認知負擔，讓我們在做重要事情的時候 更有效率。 有了清單系統，你就能一目了然掌握手上所有的事項，知道哪些正在進行、哪些延後處理 ，下一步重點是什麼。此外，對於有特定日期或期限的事項，記得標註在行事曆上，以免 錯過時機。 四、關於整理和回顧的提醒 在這個時代，有一件事情很難避免，就是很多人都習慣用「即時通訊軟體」來進行溝通， 例如台灣人最常使用的 LINE 通訊軟體。 我雖然透過 LINE 和團隊、朋友聯繫，但為了效率，我刻意將 LINE 的用途限制為「簡短 即時的訊息交流」，像是確認開會時間、快速提問、快速回報狀態。如果討論內容比較「 長」或涉及「很多個任務」，我會改用 Notion 等協作工具撰寫詳細的長篇說明，再將連 結分享給對方。 如此一來，重要資訊不會淹沒在冗長的對話串中，也方便日後查找。我們的 LINE 對話因 此保持精簡清楚，不會被大量資訊淹沒。 我還有一個習慣是，如果我在外通勤移動時，無法專注進行「整理」和「回顧」的步驟的 時候，我會避免自己把 LINE 訊息變成「已讀」。 因為，當你不小心「已讀」一個重要訊息，又無法即時處理的時候，這股壓力就會累積在 心上。你會一直惦記著它，直到終於可以專心辦公的時候才能解除。如果你帶著很多這種 壓力在身上，你就會覺得腦袋像一團糨糊，很難有清晰的思考，也很難專注在當下的事情 。 所以，任何跟團隊和工作合作對象的 LINE 訊息，我只有在電腦桌前才會閱讀，或者是我 在外面咖啡廳有一段長時間的專注時間，我才會「點開」這些訊息，進行下一步的整理。 這個道理就很像作者所說的：「要不就把事情全記在腦內，要不就全部拋諸腦外。若卡在 不進不出之間，兩邊都會靠不住。」所以不要把自己當成一個「隨時」都要處理事情的人 ，有很多的干擾，在第一時間就不應該進入你的腦袋裡面。 五、循序漸進持續優化 最後請記得，如果你想開始用 GTD，不要企圖一次就把「所有」步驟和工具都實行得完美 。 如果真的要我挑出最重要的兩件事，你可以先從「記錄所有事」和「每日定期處理」這兩 個習慣開始，等駕輕就熟後，再加入每週回顧或新的工具。 任何手機最基本的「記事本」或「提醒事項」功能，都可以當成你的收件匣系統，重點是 盡量使用「一個」收件匣就好，否則太多個收件匣的情況下，到最後你一定會亂掉。 再來是「每日定期處理」的習慣養成，你必須刻意安排一些固定時段，靜下心來 10 ~ 30 分鐘，清空收件匣裡面的所有事項，重新確認事情的優先順序。 每個人的情況不同，你可以隨著實際需求調整出適合自己的系統。只要持之以恆地優化， 一段時間後你一定會驚訝於自己的改變，真正體會到井井有條的從容和自在。 後記：一套經過改良的系統化行為 在寫下這些心得時，我不禁再次感謝當初遇見《搞定！》這本書的自己。GTD 的理念與方 法，幫我在腦中建構了一套井然有序的運作系統，讓我在面對生活與工作的繁雜挑戰時， 始終能保持從容。 從我個人的經驗來看，GTD 不只提升了我的效率，更改變了我看待時間與工作的態度。我 學會將心中無形的壓力轉化為具體的清單和行動方案，獲得了一種前所未有的掌控感。 我由衷推薦這本書給所有想改善時間管理、減輕壓力的讀者。無論你是學生還是職場人士 ，GTD 能幫助你理清頭緒、聚焦當下。當然，工具只是輔助，真正關鍵在於養成良好的習 慣和心態。 只不過還有一個提醒，這本書的繁體中文翻譯讀起來不太順暢。由於我五年多前第一次讀 的是英文版的，所以比較沒有這種困擾。但我最近重新中文版的來讀，真的覺得不太滿意 。要買中文版的朋友稍微留意一下就好，儘管如此，你還是能從裡面學到很紮實的心態和 方法。 時間管理和自我成長一樣，是一條持續優化的道路。剛開始實踐 GTD 時，別給自己太大 壓力，一步一步調整就好。當你感受到大腦變得「更清醒」、事情變得「更可控」的時候 ，那份輕鬆與成就感會告訴你，一切的努力都是值得的。 如同作者所說：「提高生產力與減輕壓力其實不需要什麼新技巧，只需要應用一套經過改 良的系統化行為。」希望我的分享能夠帶給你一些啟發，也期待你能開啟屬於自己的 GTD 之旅，把重要的事情一件一件「搞定」，過上更從容充實的生活。 -- 書評部落格「閱讀前哨站」 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